Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Doppelklick – Agentur für "NEUE" Medien Kevin Kellermann
Wiemelhauser Straße 381
44799 Bochum
Deutschland
E-Mail: info@briefgeist.de

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist für uns gesetzlich nicht erforderlich, da wir nicht die Voraussetzungen des § 38 BDSG erfüllen (weniger als 20 Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt). Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an uns unter info@briefgeist.de.

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

3.1 Arten der verarbeiteten Daten

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (bcrypt-verschlüsselt)
• Vertragsdaten: Gewählter Tarif, Abrechnungszeitraum, Vertragsbeginn, Vertragsstatus
• Zahlungsdaten: bei einer Buchung auf der Website Zahlungsart, letzte vier Ziffern der Kreditkarte und Rechnungsadresse (verarbeitet und gespeichert durch Stripe; wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten); bei einer Buchung in der Android-App Kaufkennung, gebuchter Tarif, Laufzeit und Status des Abonnements bei Google Play (Zahlungsmittel und Zahlungsdaten verarbeitet allein Google)
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Zeitpunkt und Dauer des Zugriffs, aufgerufene Seiten
• Hochgeladene Dokument-Bilder: Fotografien oder Scans von Briefen und Dokumenten, die Sie zur Analyse hochladen
• Analyseergebnisse: Von der KI generierte Zusammenfassungen, erkannte Fristen, Handlungsempfehlungen und extrahierte Datenfelder
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Adressen für Erinnerungen, Support- und Kontaktanfragen
• Gerätedaten: Push-Registrierungstoken der App, sofern Sie Mitteilungen erlauben
• Zahlungs- und Abonnementverlauf sowie Nutzungsdaten der KI-Analyse (Zeitpunkt, Kanal, Ergebnis, Dauer, Token-Zahl, Kosten), siehe Abschnitt 5.3b.
• Angaben aus Kündigungen und Widerrufen über unsere Formulare (Abschnitt 5.8a).

3.2 Kategorien betroffener Personen

• Registrierte Nutzer (Verbraucher)
• Website-Besucher
• Mitglieder einer Familie im Family-Tarif (Inhaber der Familie und eingeladene Mitglieder)
• Personen, die per E-Mail zu einer Familie eingeladen werden
• Personen, die uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren

Nachfolgend informieren wir Sie über die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Verarbeitung auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung des Nutzers (insbesondere für Analytics und Werbe-Cookies).
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, z. B. Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Verbesserung unseres Dienstes.
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

5.1 Bereitstellung des Dienstes und Kontoanlage

Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ihr Passwort wird ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert. Diese Daten sind zur Bereitstellung des Dienstes und zur Verwaltung Ihres Nutzerkontos erforderlich.

Ändern Sie später Ihre E-Mail-Adresse, senden wir an die neue Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Die neue Adresse gilt erst, wenn Sie diesen Link aufrufen; bis dahin bleibt Ihre bisherige Adresse gültig.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.2 KI-gestützte Dokumentenanalyse

Wenn Sie ein Dokument zur Analyse hochladen, wird das Bild des Dokuments über eine verschlüsselte Verbindung an die API von OpenAI übermittelt. OpenAI verarbeitet das Bild ausschließlich zur Generierung der Analyse und speichert die Daten gemäß dem mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, DPA) nur für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung. Die übermittelten Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Die generierten Analyseergebnisse (Zusammenfassung, Fristen, Handlungsempfehlungen) werden in Ihrem BriefGeist-Konto auf unserem Server in Deutschland gespeichert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – die KI-Analyse ist Kernbestandteil des vertraglich geschuldeten Dienstes.

5.2a Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Hochgeladene Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, insbesondere Gesundheitsdaten (z. B. Arztbriefe, Krankenkassenschreiben, Befunde), aber auch andere sensible Informationen wie steuerliche oder finanzielle Daten.

Vor dem ersten Scan werden Sie über diesen Umstand ausdrücklich informiert und müssen bestätigen, dass Sie sich dessen bewusst sind und der Verarbeitung dieser Daten als Teil des vertraglichen Dienstes ausdrücklich zustimmen.

Rechtsgrundlage: Für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten stützen wir uns auf die ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die über den Datenverarbeitungshinweis vor dem ersten Scan eingeholt wird. Die allgemeine Verarbeitung im Rahmen der Dokumentenanalyse erfolgt auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.2b Scans aus der Android-App (Analyse im Hintergrund)

Scans, die Sie mit unserer Android-App senden, analysieren wir nicht während des Hochladens, sondern im Anschluss in einem Hintergrundauftrag auf unserem Server. Dafür speichern wir die Seiten des Scans nach dem Hochladen verschlüsselt (AES-256-GCM) auf unserem Server in Deutschland. Für die Analyse werden sie nur im Arbeitsspeicher entschlüsselt und wie in Abschnitt 5.2 beschrieben an OpenAI übermittelt. Scans über die Website analysieren wir weiterhin direkt beim Hochladen.

• Gelingt die Analyse, werden die Seiten zum Original Ihres Briefs und bleiben so lange gespeichert wie der Brief (Abschnitt 10).
• Scheitert die Analyse, löschen wir die Seiten sofort. Dasselbe gilt, wenn derselbe Scan bereits als Brief gespeichert ist, etwa weil die App ihn nach einem Verbindungsabbruch erneut gesendet hat.

Zu jedem Auftrag speichern wir seinen Status, die Zeitpunkte von Eingang, Start und Ende, die gewählte Analysesprache, die Speicherorte der Seiten, technische Kennungen und bei einem Fehlschlag einen Fehlercode. Diese Auftragsdaten löschen wir sieben Tage nach Eingang des Scans bei der nächsten nächtlichen Bereinigung, jedoch erst, wenn die Analyse abgeschlossen oder gescheitert ist. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir auch noch offene Aufträge mit ihren Seiten.

Über das Ergebnis informieren wir Ihre App per Push-Benachrichtigung (Abschnitt 5.9); unabhängig davon zeigt die App den Stand des Auftrags an.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Abschnitt 5.2a (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

5.2c Datenschutz-Folgenabschätzung

Für die KI-gestützte Dokumentenanalyse haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchgeführt. Diese berücksichtigt insbesondere die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten sowie die Übermittlung an Auftragsverarbeiter in Drittländern.

5.3 Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Tarife (Plus, Family) nutzen wir Stripe Inc. als Zahlungsdienstleister. Bei der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs werden Sie auf die Stripe-Checkout-Seite weitergeleitet. Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Ablaufdatum, CVC) direkt und PCI DSS-konform. Wir erhalten von Stripe lediglich eine Referenz-ID, die letzten vier Ziffern der Karte, die Zahlungsart und den Zahlungsstatus.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.3a Käufe in der Android-App (Google Play)

Buchen Sie Plus oder Family in der BriefGeist-App für Android, läuft der Kauf über das Abrechnungssystem von Google Play. Google verarbeitet Ihre Zahlungsmittel und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzerklärung von Google; wir erhalten sie nicht.

Damit wir den Kauf Ihrem BriefGeist-Konto zuordnen können, übergibt die App beim Kauf eine zufällige Kennung an Google, die wir Ihrem Konto zugeordnet haben. Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Konto-ID erhält Google dafür nicht. Nach dem Kauf meldet die App die Kaufkennung von Google Play an unseren Server. Der Server fragt bei Google nach, ob der Kauf gültig ist und zu Ihrem Konto gehört, und bestätigt ihn gegenüber Google. Über Änderungen (Verlängerung, Kündigung, Zahlungsprobleme, Erstattung) benachrichtigt uns Google automatisch; zusätzlich gleichen wir den Stand einmal täglich mit Google ab.

Wir speichern dabei die Kaufkennung, den gebuchten Tarif und das Abrechnungsmodell (monatlich oder jährlich), Beginn und Ende der Laufzeit, ob sich das Abonnement verlängert, den Status bei Google und ob es sich um einen Testkauf handelt.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5.3b Auswertung von Zahlungen, Abonnements und Analysen

Für die Führung unseres Dienstes werten wir Zahlungen, Abonnements und die Nutzung der KI-Analyse intern aus. Dafür speichern wir zu Ihrem Konto:

• Zahlungen und Erstattungen:
  • Zeitpunkt;
  • Zahlungsweg (Website über Stripe oder Google Play);
  • Tarif und Laufzeit, abgerechneter Zeitraum;
  • Betrag und Währung, Umsatzsteuer und Gebühren, bei Google Play von uns geschätzt;
  • bei Erstattungen der Anlass (Widerruf, Erstattung durch uns, Storno bei Google);
  • die Nummer der Rechnung bei Stripe bzw. der Bestellung bei Google Play.
• Verlauf Ihres Abonnements:
  • Abschluss;
  • Wechsel von Tarif oder Laufzeit;
  • vorgemerkte und zurückgenommene Kündigungen;
  • Ende mit Grund (gekündigt, Zahlung fehlgeschlagen, Widerruf, Konto gelöscht).
• Je Analyse eines Briefs:
  • Zeitpunkt;
  • ob sie über die Website oder die App kam;
  • ob sie gelang oder mit welchem Fehlercode sie scheiterte;
  • Dauer;
  • Zahl der verarbeiteten Token;
  • die Kosten, die uns der KI-Anbieter dafür berechnet.

  Den Inhalt Ihrer Briefe enthalten diese Angaben nicht.

Im Verwaltungsbereich von BriefGeist sehen ausschließlich wir als Betreiber daraus Kennzahlen: Umsatz, Kündigungen, Kosten und Wirtschaftlichkeit, insgesamt und je Konto. Zu einem Konto zeigen wir zusätzlich den Zeitpunkt der letzten Aktivität, also der jüngsten Anmeldung bzw. Sitzung oder Analyse. Jeden Aufruf der Umsatzansicht eines Kontos und jeden Export von Kontolisten protokollieren wir. Exporte enthalten Name und E-Mail-Adresse nur, wenn wir das ausdrücklich auswählen.

Wir nutzen diese Angaben, um die Einnahmen und Kosten unseres Dienstes zu überblicken, Preise und Kontingente wirtschaftlich zu planen, Fehler der Analyse zu erkennen und Fragen zu Zahlungen, Erstattungen und Kündigungen zu beantworten. Eine automatisierte Entscheidung über Sie findet nicht statt.

Rechtsgrundlage:

• soweit die Angaben für die Abwicklung Ihres Vertrags nötig sind (Zahlungen, Erstattungen, Kündigungen): Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Führung und der Qualitätssicherung unseres Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.4 E-Mail-Versand (Transaktionale E-Mails und Erinnerungen)

Der Versand transaktionaler E-Mails erfolgt über den SMTP-Server unseres Hosting-Anbieters IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland). Dazu gehören:

• E-Mails zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (bei der Registrierung und bei einer Änderung der Adresse)
• E-Mails zur Passwort-Zurücksetzung
• Einladungen zum Family-Plan
• Fristen-Erinnerungen (basierend auf von Ihnen gespeicherten Dokumenten)

Die Fristen-Erinnerungen werden serverseitig durch einen geplanten Prozess (node-cron) auf unserem Server ermittelt. Dabei werden nur Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Erinnerungstext an den IONOS-SMTP-Server zum Versand übermittelt; der Erinnerungstext nennt die Frist mit Beschreibung und Datum sowie Absender und Dokumenttyp des Briefs. Die Daten verbleiben innerhalb der EU.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Passwort-Reset, die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und Einladungen; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Fristen-Erinnerungen, da diese unmittelbar dem vertraglichen Zweck dienen und vom Nutzer erwartet werden.

5.5 Webanalyse (Google Analytics 4)

Wir setzen Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.

Google Analytics wird ausschließlich aktiviert, wenn Sie über unseren Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übertragen. Wir nutzen Google Analytics mit aktivierter IP-Anonymisierung (Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU gekürzt).

Wir setzen Google Consent Mode v2 ein. Ohne Ihre Einwilligung werden die Parameter analytics_storage und ad_storage auf denied gesetzt. Es werden in diesem Fall keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Google übermittelt.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unseren Cookie-Banner widerrufen.

5.6 Google Ads Conversion Tracking

Wir nutzen Google Ads Conversion Tracking der Google Ireland Limited, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, wird ein Conversion-Cookie gesetzt.

Google Ads Conversion Tracking wird ausschließlich aktiviert, wenn Sie über unseren Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5.7 Meta Pixel (Facebook Pixel)

Wir nutzen das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Das Meta Pixel ermöglicht es uns, die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Meta-Plattformen (Facebook, Instagram) zu messen und Zielgruppen für Werbeanzeigen zu erstellen.

Das Meta Pixel wird ausschließlich aktiviert, wenn Sie über unseren Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unseren Cookie-Banner widerrufen.

5.8 Support und Kontaktanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular auf der Website oder in der App kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Zu einer Anfrage über das Kontaktformular speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Kategorie, den Betreff, Ihre Nachricht, den Zeitpunkt, den Bearbeitungsstatus und unsere internen Bearbeitungsnotizen. Senden Sie die Anfrage, während Sie angemeldet sind, ordnen wir sie Ihrem Konto zu; Sie sehen sie dann unter "Meine Anfragen". Jede neue Anfrage wird uns zusätzlich per E-Mail an info@briefgeist.de zugestellt (Versand über IONOS, Abschnitt 6.4).

Zusammen mit Ihrem Konto löschen wir die Anfragen, die Sie angemeldet gesendet haben, und die Anfragen, die ohne Anmeldung mit der aktuellen E-Mail-Adresse Ihres Kontos gesendet wurden. Alle übrigen Anfragen, etwa solche, die ohne Anmeldung mit einer früheren Adresse gesendet wurden, löschen wir drei Jahre nach ihrem Eingang (Abschnitt 10). E-Mails zu Ihrer Anfrage in unserem Postfach (Ihre Nachricht per E-Mail, unsere Benachrichtigung über eine Anfrage über das Kontaktformular und unsere Antworten) bewahren wir bis drei Jahre nach Abschluss der Anfrage auf.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bei vertragsbezogenen Anfragen; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bei sonstigen Anfragen.

5.8a Kündigung und Widerruf über unsere Formulare

Wenn Sie Ihr Abonnement über „Verträge hier kündigen“ kündigen oder über „Vertrag widerrufen“ widerrufen – auf der Website, aus Ihrem Konto oder aus der App –, speichern wir Ihre Erklärung als Nachweis:

• die Art der Erklärung (bei einer Kündigung: ordentlich oder außerordentlich und den gewünschten Zeitpunkt);
• Ihren Namen und die angegebene E-Mail-Adresse;
• einen angegebenen Grund;
• Datum und Uhrzeit des Eingangs;
• über welchen Weg die Erklärung kam;
• das zugeordnete Konto;
• das Ergebnis, etwa das Vertragsende oder eine Erstattung.

An die angegebene E-Mail-Adresse schicken wir die gesetzlich vorgeschriebene Bestätigung (Versand über IONOS, Abschnitt 6.4). Kündigen oder widerrufen wir daraufhin bei Stripe oder Google Play, gelten zusätzlich die Abschnitte 5.3 und 5.3a. Erklärungen, die wir von Hand prüfen müssen, erhalten wir zusätzlich per E-Mail an info@briefgeist.de.

Rechtsgrundlage: Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten aus §§ 312k und 356a BGB (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Aufbewahrung als Nachweis beruht auf unserem berechtigten Interesse, Ansprüche nachweisen oder abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.9 Push-Benachrichtigungen in der Android-App

Wenn Sie unsere Android-App nutzen und dort Mitteilungen erlauben, senden wir Ihnen Push-Benachrichtigungen:

• Erinnerungen an bevorstehende Fristen (Funktion "Fristenwächter", nur im Plus- und Family-Tarif);
• in allen Tarifen die Nachricht, dass die Analyse eines Scans aus der App fertig ist oder nicht geklappt hat (Abschnitt 5.2b).

Verarbeitet werden dabei eine Geräte-Registrierungskennung (FCM-Registrierungstoken), eine von Firebase vergebene Installations-ID, die Zuordnung dieses Tokens zu Ihrem Konto und Ihrer aktiven Anmeldung sowie die Zeitpunkte der Registrierung und des letzten Kontakts.

Der Text der Benachrichtigung ist bewusst allgemein gehalten, zum Beispiel "Eine Frist läuft in 3 Tagen ab." oder "Dein Brief ist fertig." Absender, Betreff oder Inhalte Ihrer Briefe werden nicht übermittelt; neben diesem Text enthält die Nachricht nur technische Kennungen der Frist, des Dokuments oder des Scan-Auftrags.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da die Erinnerungsfunktion Teil des gebuchten Leistungsumfangs ist und die Nachricht zum Ergebnis eines Scans in allen Tarifen zum Dienst gehört. Die Anzeige auf Ihrem Gerät setzt zusätzlich Ihre Einwilligung in die Mitteilungsberechtigung voraus (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den Android-Einstellungen widerrufen können. Push-Erinnerungen lassen sich außerdem in der App unter "Mehr → Erinnerungen" und auf der Website in den Einstellungen abschalten; die E-Mail-Erinnerung bleibt davon unberührt. Nachrichten zu Scans schalten Sie in den Android-Einstellungen über die Mitteilungskategorie "Scans" ab; den Stand eines Scans zeigt die App auch ohne Benachrichtigung.

5.10 Teilen von Briefen in der Familie (Family-Tarif)

Im Family-Tarif können Sie einzelne Ihrer Briefe mit den anderen Mitgliedern Ihrer Familie teilen. Neue Briefe sind privat. Geteilt wird ein Brief nur, wenn Sie das für diesen Brief auf der Website oder in der App einschalten ("Mit Familie teilen"), und nur so lange, bis Sie es wieder ausschalten.

Einen geteilten Brief sehen alle anderen Mitglieder Ihrer Familie mit seiner Analyse (unter anderem Absender, Dokumenttyp, Datum, Zusammenfassung, Handlungsbedarf, erkannte Beträge und Fristen, Tipps und Warnungen), mit dem Original (Foto oder PDF) und mit Ihrem Namen. Ihre Notizen zu dem Brief sehen sie nur, wenn Sie für diesen Brief zusätzlich "Notizen mitteilen" einschalten; dieser Schalter ist zunächst aus. Ihre Schlagworte bleiben immer privat. Ändern, in den Papierkorb legen oder löschen kann den Brief nur, wem er gehört; die anderen Mitglieder können ihn nur ansehen. Erinnerungen an seine Fristen erhält ebenfalls nur, wem der Brief gehört.

Damit ein geteilter Brief auch ohne Internetverbindung lesbar ist, legt die Android-App der anderen Mitglieder eine Kopie seiner Texte verschlüsselt auf deren Gerät ab, sobald sie ihn geladen hat; das Original (Foto oder PDF) zeigt die App nur mit Verbindung. Ihre Notizen enthält diese Kopie nur, wenn Sie sie mitteilen, Ihre Schlagworte nie; im Übrigen gelten für sie dieselben Grenzen wie für eigene Briefe (Abschnitt 13). Diese Kopie wird gelöscht, wenn Sie oder das Mitglied die Familie verlassen oder aus ihr entfernt werden, wenn die Familie endet, wenn Sie den Brief nicht mehr teilen, in den Papierkorb legen oder löschen und wenn sich das Mitglied in der App abmeldet oder seine Anmeldung abläuft. Schalten Sie nur "Notizen mitteilen" aus, werden nur Ihre Notizen aus der Kopie gelöscht. Verlässt das Mitglied die Familie in der App oder meldet es sich dort ab, geschieht das sofort. In den übrigen Fällen geschieht es, sobald die App des Mitglieds das nächste Mal mit unserem Server verbunden ist; ist sie gerade geöffnet und online, spätestens nach fünf Minuten. Bis dahin bleibt die Kopie auf dem Gerät; die App zeigt sie höchstens 30 Tage nach dem letzten Laden an (Abschnitt 13).

Das Teilen endet für alle Ihre Briefe, wenn Sie die Familie verlassen oder aus ihr entfernt werden, wenn das Family-Abo des Inhabers der Familie endet und wenn Ihr Konto oder das des Inhabers gelöscht wird.

Alle Mitglieder einer Familie sehen die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Mitglieder. Lädt der Inhaber der Familie jemanden ein, senden wir an die angegebene E-Mail-Adresse eine Einladung, die den Namen des Inhabers nennt (Abschnitt 5.4). Die Einladung gilt sieben Tage; annehmen kann sie nur das Konto mit dieser E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); das Teilen ist Teil des Family-Tarifs und geschieht nur auf Ihre Anweisung für den einzelnen Brief. Enthält ein geteilter Brief besondere Kategorien personenbezogener Daten (Abschnitt 5.2a), legen wir ihn den anderen Mitgliedern auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung offen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Teilen des Briefs erteilen und durch Beenden des Teilens jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Die E-Mail-Adresse einer eingeladenen Person verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses und des Interesses des Inhabers der Familie, den gebuchten Family-Tarif gemeinsam nutzen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein, die in unserem Auftrag oder als eigenverantwortliche Stellen personenbezogene Daten verarbeiten:

6.1 IONOS SE (Hosting)

Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.
Zweck: Bereitstellung der Server-Infrastruktur (VServer) für BriefGeist. Alle Nutzerdaten, Dokumente, Analyseergebnisse und die PostgreSQL-Datenbank werden auf einem IONOS VServer in Deutschland gehostet.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist geschlossen.
Datenstandort: Deutschland.

6.2 OpenAI, LP (KI-Dokumentenanalyse)

Anbieter: OpenAI, LP, 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA.
Zweck: Analyse hochgeladener Dokument-Bilder mittels OpenAI-Sprachmodelle (Vision). Die Bilder werden über eine verschlüsselte API-Verbindung übermittelt.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Datenschutzgarantien: Es besteht ein Data Processing Agreement (DPA) mit OpenAI. Die übermittelten Daten werden gemäß API-Nutzungsbedingungen nicht für das Training von KI-Modellen verwendet, und wir haben das Speichern der API-Antworten in unserem OpenAI-Konto deaktiviert (store: false). OpenAI hält jedoch kurzlebige Logs zur Missbrauchserkennung für maximal 30 Tage vor. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Datenstandort: USA.

6.3 Stripe Inc. (Zahlungsabwicklung)

Anbieter: Stripe Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA / Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland.
Zweck: Abwicklung von Zahlungen für kostenpflichtige Tarife (Plus, Family). Stripe ist PCI DSS Level 1 zertifiziert.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Datenschutzgarantien: Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln (SCCs).
Datenstandort: EU/USA.

6.4 IONOS SE (E-Mail-Versand)

Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.
Zweck: Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Zurücksetzung, Einladungen zum Family-Plan, Fristen-Erinnerungen) über den IONOS-SMTP-Server.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Erinnerungen.
Datenstandort: Deutschland/EU. Kein Drittlandtransfer.

6.5 Google Ireland Limited (Analytics und Ads)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Zweck: Webanalyse (Google Analytics 4) und Conversion Tracking (Google Ads) – ausschließlich mit Einwilligung des Nutzers.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Datenschutzgarantien: Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Datenstandort: EU/USA (nur bei erteilter Einwilligung).

6.6 Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.
Zweck: Messung der Wirksamkeit von Werbeanzeigen auf Meta-Plattformen – ausschließlich mit Einwilligung des Nutzers.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Datenschutzgarantien: Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Datenstandort: EU/USA (nur bei erteilter Einwilligung).

6.7 Google Ireland Limited (Firebase Cloud Messaging)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; für die technische Zustellung zusätzlich Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Zweck: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die BriefGeist-Android-App. Beim ersten Start registriert sich die App bei Firebase; dabei werden eine Installations-ID, Geräte- und Betriebssysteminformationen sowie die IP-Adresse an Google übermittelt.
Übermittelte Daten: Registrierungstoken des Geräts, Installations-ID, der Benachrichtigungstext gemäß Abschnitt 5.9 sowie technische Kennungen. Keine Briefinhalte.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) in Verbindung mit Ihrer Einwilligung in Mitteilungen auf Ihrem Gerät (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Datenschutzgarantien: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google (Firebase Data Processing Terms), Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Datenstandort: EU und USA.

6.8 Google Ireland Limited (Google Play und Google Cloud)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; für die technische Verarbeitung zusätzlich Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Zweck: Abwicklung von Käufen in der Android-App über Google Play (Google in eigener Verantwortung, siehe 5.3a); Prüfung und Bestätigung dieser Käufe über die Google Play Developer API und Zustellung von Benachrichtigungen über Änderungen an Abonnements über Google Cloud Pub/Sub (Google als unser Auftragsverarbeiter).
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Datenschutzgarantien: Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Datenstandort: EU/USA.

Innerhalb des Family-Tarifs sind außerdem die anderen Mitglieder Ihrer Familie Empfänger der Briefe, die Sie mit ihnen teilen, sowie Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse (Abschnitt 5.10). Sie sind keine Auftragsverarbeiter, sondern sehen diese Daten in ihrem eigenen BriefGeist-Konto.

Im Rahmen der unter Abschnitt 6 beschriebenen Datenverarbeitungen werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt. Die USA verfügen derzeit über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework, DPF). Soweit die jeweiligen Dienstleister unter dem DPF zertifiziert sind, stützen wir die Übermittlung auf diesen Angemessenheitsbeschluss.

Ergänzend oder alternativ haben wir mit allen US-Dienstleistern Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Wir haben eine Bewertung der Datenschutzlage im Empfängerland durchgeführt (Transfer Impact Assessment, TIA) und dabei die DPF- Zertifizierung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Dienstleister sowie die verschlüsselte Übertragung berücksichtigt.

Konkret betrifft die Drittlandübermittlung folgende Dienstleister:

• OpenAI, LP (USA): Dokumenten-Bilder zur KI-Analyse; abgesichert durch SCCs und DPA.
• Stripe Inc. (USA): Zahlungsdaten; abgesichert durch EU-US DPF- Zertifizierung und SCCs.
• IONOS SE (Deutschland): E-Mail-Adressen und Erinnerungstexte; Datenverarbeitung innerhalb der EU, kein Drittlandtransfer.
• Google LLC (USA): Nutzungsdaten (nur mit Einwilligung), Push-Registrierungstoken und Benachrichtigungstexte der Android-App sowie Kaufkennungen und Abonnementdaten bei Käufen in der Android-App; abgesichert durch EU-US DPF-Zertifizierung.
• Meta Platforms, Inc. (USA): Nutzungsdaten (nur mit Einwilligung); abgesichert durch EU-US DPF-Zertifizierung.

8.1 Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Hierzu gehört insbesondere das Session-Cookie für die Authentifizierung (better-auth). Dieses Cookie dient ausschließlich dazu, Sie nach dem Login als angemeldeten Nutzer zu erkennen und Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendig).

8.2 Analyse- und Marketing-Cookies (nur mit Einwilligung)

Cookies für Webanalyse (Google Analytics 4), Conversion Tracking (Google Ads) und Remarketing (Meta Pixel) werden ausschließlich gesetzt, wenn Sie über unseren Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Wir setzen Google Consent Mode v2 ein. Ohne Ihre Einwilligung werden die folgenden Consent-Signale auf denied gesetzt:

• analytics_storage = denied
• ad_storage = denied
• ad_user_data = denied
• ad_personalization = denied

In diesem Fall werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Google oder Meta übermittelt. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden die jeweiligen Signale auf granted gesetzt und die entsprechenden Scripts geladen.

Ihre Einwilligungsentscheidung wird in einem lokalen Speicher (localStorage) gespeichert und bei jedem Besuch erneut ausgelesen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG).

Wir verwenden Schriftarten von Google ("Google Fonts"). Diese Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden (Self-Hosting über next/font). Es werden beim Aufruf unserer Website keine Verbindungen zu Servern von Google hergestellt und keine Daten an Google übertragen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Stamm- und Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer. Nach Kontolöschung werden die Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Hochgeladene Dokumente und Analyseergebnisse: Bis zur Löschung durch den Nutzer. Dokumente, die der Nutzer in den Papierkorb legt, löschen wir 30 Tage danach bei der nächsten nächtlichen Bereinigung endgültig, sofern er sie nicht vorher wiederherstellt oder selbst endgültig löscht. Mit der Löschung des Kontos löschen wir alle Dokumente sofort. Die Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs löscht keine Dokumente; sie bleiben im Konto gespeichert.
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Transaktion (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO, § 257 HGB).
• Käufe in der Android-App (Abschnitt 5.3a): Kaufkennung, Tarif, Laufzeit und Status bis zur Löschung Ihres Kontos; mit der Löschung des Kontos löschen wir sie. Rechnungen über Käufe in der App stellt Google aus.
• Zahlungen, Abonnementverlauf und Analysen (Abschnitt 5.3b): solange Ihr Konto besteht.
  • Mit der Löschung des Kontos entfernen wir die Zuordnung zu Ihrem Konto und die Rechnungs- bzw. Bestellnummer.
  • Übrig bleiben Beträge, Zeitpunkte, Tarif und Laufzeit ohne Bezug zu Ihrer Person. Wir nutzen sie weiter für unsere Monatsstatistik.
  • Belege über Zahlungen bewahren Stripe (Rechnungen) und Google (Bestellungen) auf; für sie gilt der Punkt „Abrechnungsdaten“.
• Protokoll der Aufrufe und Exporte im Verwaltungsbereich: wie die übrigen Einträge des Sicherheitsprotokolls. Die IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen.
• Kündigungen und Widerrufe über unsere Formulare (Abschnitt 5.8a): bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach ihrem Eingang, auch wenn Sie Ihr Konto vorher löschen; mit der Löschung des Kontos entfernen wir nur die Zuordnung zu Ihrem Konto.
• Server-Logs (IP-Adressen, Zugriffsdaten): 90 Tage, danach automatische Löschung.
• Kontakt- und Support-Anfragen: Anfragen über das Kontaktformular, die mit Ihrem Konto gelöscht werden (Abschnitt 5.8), bis zur Löschung Ihres Kontos, längstens drei Jahre nach Eingang; alle übrigen Anfragen über das Kontaktformular drei Jahre nach Eingang (allgemeine Verjährungsfrist), danach automatische Löschung. E-Mails zu Anfragen in unserem Postfach: drei Jahre nach Abschluss der Anfrage.
• Einwilligungsdaten (Cookie Consent): 1 Jahr, danach erneute Abfrage.
• Nachweis Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung: Bei der Registrierung und bei jeder Bestätigung einer neuen Fassung speichern wir, welche Fassung der AGB Sie akzeptiert und welche Fassung dieser Datenschutzerklärung Sie zur Kenntnis genommen haben, jeweils mit Datum und Uhrzeit und der Angabe, ob dies auf der Website oder in der App geschah. Solange Ihr Konto besteht, bewahren wir diesen Nachweis auf. Nach der Löschung Ihres Kontos bewahren wir ihn zusammen mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Löschung auf und löschen ihn danach automatisch. Die Aufbewahrung dient dem Nachweis des Vertragsschlusses und der Abwehr von Rechtsansprüchen innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist (§§ 195, 199 BGB); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO.
• Sitzungsdaten (IP-Adresse, Browserkennung): 90 Tage nach Erstellung der Sitzung, danach automatische Löschung.
• Push-Registrierungstoken: bis zur Abmeldung des Geräts, dem Ablauf der zugehörigen Anmeldung oder bis Google das Token als ungültig meldet, spätestens mit der Löschung des Kontos.
• Scans aus der Android-App (Abschnitt 5.2b): die Seiten bis zum Ende der Analyse – scheitert sie, löschen wir sie sofort, gelingt sie, gelten sie als Original des Briefs (siehe "Hochgeladene Dokumente und Analyseergebnisse"); die Auftragsdaten sieben Tage nach Eingang des Scans, sobald die Analyse beendet ist, bei der darauffolgenden nächtlichen Bereinigung.
• Geteilte Briefe in der Familie: für die anderen Mitglieder sichtbar, solange Sie den Brief teilen und beide der Familie angehören; die verschlüsselten Kopien in der App der anderen Mitglieder bis zu den in Abschnitt 5.10 genannten Ereignissen.
• Einladungen in eine Familie: offene Einladungen bis zu ihrem Ablauf nach sieben Tagen (Löschung in der darauffolgenden Nacht) oder bis der Inhaber der Familie sie zurückzieht; angenommene Einladungen, bis die Familie aufgelöst wird.

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, und wenn ja, Auskunft über diese Daten sowie weitere Informationen zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Sie können Ihr Konto und alle damit verbundenen Daten jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
• Mitteilungspflicht (Art. 19 DSGVO): Wir teilen allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Wir informieren Sie auf Anfrage über diese Empfänger.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden unter: info@briefgeist.de

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt. Die KI-gestützte Dokumentenanalyse dient ausschließlich der Informationsaufbereitung und trifft keine rechtsverbindlichen Entscheidungen.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Insbesondere:

• Verschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über SSL-/TLS-verschlüsselte Verbindungen (HTTPS). Die Verbindung zu unserer Datenbank und zu Drittanbietern ist ebenfalls verschlüsselt.
• Verschlüsselte Ablage in der App: Damit Sie Ihre Briefe auch ohne Internetverbindung lesen können, legt die Android-App die zuletzt geladenen Texte (Analysen, Fristen, Notizen und Schlagworte) verschlüsselt auf Ihrem Gerät ab: die Übersichten Ihrer Briefe und Fristen und höchstens die 100 zuletzt geöffneten Briefe, jeweils höchstens 30 Tage nach dem letzten Laden; ältere Einträge zeigt die App nicht mehr an und entfernt sie beim nächsten Start. Das gilt auch für Briefe, die andere Mitglieder Ihrer Familie mit Ihnen teilen (Abschnitt 5.10). Scans, die noch nicht gesendet oder noch nicht analysiert sind, legt die App ebenfalls verschlüsselt ab, bis ihre Analyse gelungen ist oder Sie sie löschen. Der Schlüssel liegt im Android-Keystore Ihres Geräts; beim Abmelden löschen wir zuerst den Schlüssel und dann die Dateien. Weitere Originale (Fotos, PDFs) legt die App nicht dauerhaft ab.
• Passwort-Hashing: Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hashes gespeichert. Wir haben keinen Zugriff auf Klartext-Passwörter.
• Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf das erforderliche Minimum beschränkt.
• Server-Standort: Unsere Server (IONOS VServer) befinden sich in Deutschland und unterliegen den hohen europäischen Datenschutzstandards.
• Regelmäßige Updates: Unsere Systeme und Abhängigkeiten werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft und aktualisiert.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 01.10.2026. Durch die Weiterentwicklung von BriefGeist oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter https://briefgeist.de/datenschutz abgerufen werden.